Les conseils pour organiser un évènement musical réussi

Bon nombre de paramètres doivent être pris en considération pour l’organisation d’un évènement musical ou d’un festival. La préparation se fait en amont et mieux vaut y réfléchir à l’avance pour être certain de ne rien oublier. Sachez qu’il vous faudra obtenir plusieurs autorisations et que cela peut prendre un peu de temps. Un des secrets de la réussite : s’entourer des bonnes personnes et des bons prestataires.

Les prestataires indispensables

« Seul on va plus vite, ensemble on va plus loin » ce proverbe africain en dit long et il ne faut surtout pas le négliger. Selon le thème et l’orientation artistique de votre évènement, vous devez, dans un premier temps, établir la liste de votre programmation musicale. Vous pouvez faire appel à des artistes locaux en complément de vos têtes d’affiche. Tout ce petit monde doit être contacté suffisamment tôt pour vous assurer leur présence. C’est eux qui vous amèneront du public. Pour que la musique sonne et résonne, il vous faudra prévoir le bon matériel de sonorisation, une scène, des spots light pour créer l’ambiance et une régie pour accorder le tout. Seuls des professionnels peuvent réaliser correctement cette prestation.

Nourrir et accueillir le public

Lorsque vous accueillez du public, vous devez prendre en compte leur confort et veiller à ce que personne ne manque de rien, surtout si votre évènement s’étend sur plusieurs jours. Buvette et restauration sont les lieux les plus fréquentés après la scène. Il existe des traiteurs pour évènements, ils sont spécialisés pour gérer les festivals et les concerts. Ils ont les licences nécessaires pour la vente d’alcool ainsi que le matériel adéquat pour envoyer de la barquette de frites autant que possible. Le petit plus en s’adressant à ces traiteurs c’est qu’ils peuvent vous proposer une cuisine originale, différente de la barquette de frites justement. Pensez à faire le lien avec votre évènement : prenons l’exemple du festival des Vieilles Charrues en Bretagne, qui n’a pas envie de déguster une bonne crêpe sur place ? Les restaurateurs et traiteurs locaux ont sûrement des services à vous proposer pour choyer votre public, alors n’hésitez pas !

La sécurité pour tous

La mairie et souvent la préfecture doivent vous accorder une autorisation. Le terrain où se déroulera l’évènement nécessite suffisamment de place pour y accueillir tout le monde, mais aussi un parking. Vous devez vous entourer de bénévoles tels que la Croix-Rouge et prévoir un poste de secours. Accompagnez-vous de la police ou de la gendarmerie ainsi que des sapeurs-pompiers, ils assureront la sécurité de chacun.

Ces quelques points sont les bases d’un évènement musical réussi. Une fois mis en place, vous pourrez vous consacrer à la promotion et à la communication de votre soirée. Les prestataires qui dépendent de votre organisation se feront une joie de vous aider dans cette tâche, ils distribueront les flyers en attendant le grand soir.

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